Cum să-ți păstrezi concentrarea la birou

Elementele distractoare ca piedică a performanței

Studiile arată că, pentru a le fi afectată concentrarea sau ritmul de lucru angajații nu trebuie neapărat să se ridice de la birou și să participe la o activitate disruptivă. Simplul zgomot de fond prezent în birou afectează performanța pentru că reduce abilitatea creierului de a procesa eficient informația, iar angajații sunt mai predispuși să facă greșeli. De altfel, creierul uman nu se poate concentra intens perioade foarte lungi de timp, iar când în ecuație apar și elemente care îl distrag e cu atât mai greu și deseori ne simțim frustrați din cauza asta. Echilibrul sensibil al concentrării este afectat atunci când încercăm să lucrăm cu cifre și avem în jur sunete de intensități variate (voci, muzică).

Această problemă poate părea insignifiantă, dar dacă ne uităm la faptul că 70% dintre angajați lucrau, înainte de pandemie, în birouri de tip open space problema poate fi destul de importantă. De altfel, există o corelare clară între birourile open space și nivelurile mari de stres. Zgomotul specific biroului crește cu 25% sentimentele negative ale angajaților, iar reacția involuntară a glandelor sudoripare (cauzată de stres) este și ea cu 34% mai ridicată. Cu alte cuvinte, chiar dacă nu ne dăm seama, zgomotul de fond al biroului ne influențează direct.

Cele mai frecvente surse distractoare la birou

Muzica, vocile din birourile deschise și agitația specifică a colegilor sunt primele lucruri la care ne gândim când vrem să identificăm elementele care afectează performanța și concentrarea la birou. Totuși, nu e doar despre asta. Chiar și cele mai mici întreruperi, au efecte disruptive puternice și ne e greu să ne întoarcem la starea de concentrare („flow state”) de dinainte și să reluăm cu acceași acuratețe din punctul în care am fost întrerupți.

Iată care sunt principalele surse de întreruperi la birou, potrivit unor manageri din Forbes Business Council:

• Multitaskingul – Până nu demult standardul de aur al eficienței, jonglatul între cât mai multe sarcini la birou e, de fapt, contraproductiv. Trecerea rapidă de la un task la altul fragmentează procesele de lucru și eficiența acestora.
• Fluxul constant de e-mailuri – Deși e un instrument foarte util, e-mailul poate fi și un element distractor - angajații se întrerup din a duce la capăt o anumită sarcină pentru a da un e-mail.
• Social media – Rețelele sociale sunt, desigur, elefantul din cameră. Cu toții le accesăm de la birou și ajungem să petrecem prea mult timp pe ele.
• Notificările de pe telefon – Clasicele notificări de pe telefon ne pot distrage, mai ales că acum cu multitudinea de aplicații existente ajungem să primim sute de notificări pe zi.
• Întâlniri continue la birou – Cu toții știm scenariul în care sărim dintr-o întâlnire în alta, fără să avem mai mult de câteva minute libere între ele. Acest gen de abordare distruge capacitatea de a reflecta la informațiile primite și afectează, astfel, eficiența.
• Munca repetitivă – Poate deveni plictisitoare, iar mulți angajați o vor face din „automatism”, fără să îi mai acorde puterea de concentrare necesară.
• Propriile gânduri – Uneori, în loc să ne ocupăm să fim cât mai eficienți și să terminăm ce avem de făcut cât mai repede, din cauza pierderii concentrării ajungem să ne gândim la alte subiecte.

Cum ne păstrăm concentrarea la birou

Chiar dacă uneori e greu să optimizăm procesele de lucru pentru a evita elementele care ne scot din ritm și ne afectează concentrarea, puterea de a rămâne concentrați ne aparține. Iată o serie de strategii care îmbunătățesc nivelul de concentrare, mai ales acum, după doi ani de lucrat în liniștea de acasă.

• Cunoaște-ți „punctele slabe” – De obicei, pierderea concentrării poate avea drept cauze disconfortul creat de anumite sarcini de birou, resentimentele pe care le avem față de muncă sau vinovăția de a nu fi fost în stare să ne ocupăm la timp de un anume task. Nu e întotdeauna ușor să le dăm pe mute, dar odată ce știm punctele slabe ele o să fie mai ușor de gestionat.
• Setează limite – Fie că e vorba de anumite interacțiuni cu colegii, de verificarea mailului sau a notificărilor de pe telefon, analizează care sunt elementele care îți întrerup fluxul de lucru și, pe cât posibil, stabilește niște limite care să te ajute să-ți păstrezi concentrarea (de exemplu, poți să aloci anumite intervale bine stabilite pentru verificarea notificărilor de pe telefon).
• Rămâi pe poziții dacă ai de rezolvat un task important – Mulți dintre noi ne lăsăm ușor convinși de colegi să participăm la anumite acțiuni sau discuții din birou, mai ales după doi ani care ne-au ținut mult departe. Dacă ai de terminat o sarcină importantă, rămâi pe poziții și refuză politicos potențiale interacțiuni sau amână-le până e un moment potrivit pentru tine.
• Folosește restricțiile digitale – Dispozitivele digitale sunt ca un magnet. Nu de puține ori, ajungem să stăm pe Facebook aproape din obișnuință. De aceea, dacă știi că asta îți afectează productivitatea, poți încerca programe software de restricționare a accesului la anumite site-uri, oprește notificările de pe telefon sau restricționează apelurile pe anumite perioade de timp.
• Optimizează dispozitivul de pe care lucrezi – Atunci când fișierele de pe laptop nu sunt organizate ordonat, am putea fi tentați să începem să le aranjăm. De aceea, cu cât păstrezi un mod de lucru mai structurat, cu fișiere organizate riguros, cu atât te vei putea concentra mai ușor.
• Planifică-ți ziua cu atenție – Odată ce ai alocat anumite intervale de timp anumitor task-uri sau pauzelor de relaxare, va fi mai ușor să respecți programul stabilit.
• Monotasking – Opusul multitaskingului, monotaskingul reprezintă concentrarea pe câte o singură sarcină pe rând. În acest fel, puterea ta de concentrare va fi mai bună pentru că nu vei fi nevoit să treci constant de la un subiect la altul.
• Împarte atent activitățile – Dacă nu poți să lucrezi în regim monotasking, poți încerca să grupezi sarcinile pe care le ai de rezolvat în funcție de tematică sau de activitatea pe care o presupun. În acest fel, vei fi nevoit să faci mai puține treceri între tipurile de activități și vei lucra mai eficient.
• Setează deadline-uri – E foarte tentant să amânăm cât mai mult posibil sarcinile de birou și să le rezolvăm doar când ne presează cu adevărat, dar acest mod de lucru ne face mai puțini productivi. De aceea, e important să-ți organizezi munca în așa fel încât să nu amâni prea mult lucrurile pe care le ai de rezolvat și să-ți setezi propriile termene limită pentru ele.
• Dacă ai setat deja un sistem de lucru, informează-ți și colegii – Odată ce ai pus la punct un mod de lucru care funcționează pentru tine și îți permite să rămâi concentrat, spune-le și colegilor. Dacă ei știu că doar între anumite ore ești disponibil pentru discuții, te vor întrerupe mai puțin.
• Bazează-te pe eficiență – Cu toții avem zile mai dificile sau zile fără inspirație. Dacă ai început un task și vezi că ai rămas fără idei, nu obseda asupra lui - vei pierde timp, iar capacitatea ta de concentrare va scădea oricum. Treci la o altă sarcină pe care știi că o poți duce la îndeplinire.
• Păstrează-ți biroul ordonat – Prea multe lucruri așezate pe birou, haotic, pot să te distragă. Încearcă să păstrezi pe birou doar ce ai nevoie și să organizezi totul ordonat.

Întoarcerea și readaptarea la viața la birou nu e ușoară, după ce timp de doi ani ne-am crea noi obiceiuri și moduri de lucru. În plus, chiar dacă ne deranejază zgomotul, nu vom putea să ne izolăm complet de colegi sau să ne închidem într-o încăpere ca să lucrăm. De aceea e important să identificăm care sunt principalele lucruri care nu ne permit să rămânem concentrați și să găsim soluții pentru a le limita cât mai mult efectele negative. Până când puterea noastră de concentrare și eficiența vor reveni la locul lor după cei doi ani de lucru remote ne putem baza pe o serie de optimizări ale procesului de lucru care să ne ajute să ne păstrăm performanța.

Surse de informație:

https://www.lifehack.org/
https://www.forbes.com/
https://www.weforum.org/
https://theconversation.com/

Text: Andreea Bădoiu, Editor