Deși, în timp, cei mai mulți lideri sau angajați spun mai des „nu” atunci când e nevoie, drumul este adesea lung. În special în mediile de lucru de azi în care performanța e văzută drept un deziderat continuu și cât mai multe proiecte duse cu succes la bun sfârșit (dacă se poate, în același timp) sunt sinonime cu succesul, refuzurile sunt percepute ca obstacole și indicii de neprofesionalism.
Specialiștii mai spun că oamenilor le este frică să spună „nu” și dintr-o perspectivă evolutivă. Pentru că refuzurile aduc oamenilor sentimente negative asociate cu respingerea și excluderea „din trib”, pierderea sentimentului de siguranță și a accesului la resursele grupului (hrană, adăpost etc.), de-a lungul miilor de ani am învățat instinctiv să evităm aceste situații. Deși în prezent e vorba de mediul profesional, nu de pericole imediate, putem considera că angajații sau liderii fac parte a unui „trib”, ceea ce înseamnă că refuzul devine în subconștient un element care provocă disconfort. Cei de la Pragmatic Thinking spun că evităm să refuzăm lucruri din dorința de a evita un conflict, dorința de a fi plăcuți de ceilalți sau din pură obișnuință.
„Nu”, cuvântul magic din vocabularul profesional
Un studiu publicat în jurnalul EMBO Reports subliniază importanța cuvântului „nu” la birou. Chiar dacă ne este mai ușor să acceptăm diverse lucruri, acest „da” spus prea des poate duce la probleme când înseamnă supraîncărcarea cu sarcini de muncă, overtime sau presiune pusă pe resursele pe care organizația le are la dispoziție. Angajații care învață să refuze, notează cercetătorii, reușesc să dezvolte cariere mai de succes pentru că își dozează corect limitele și energia. Studiul mai spune că persoanele care învață să discearnă eficient între emoțiile altora și propriile emoții negative generate de refuz reușesc să gestioneze mai ușor situațiile în care trebuie să spună „nu”.
O altă cercetare, de data aceasta publicată în Nature și citată de Financial Times, arată o abordare inedită – patru cercetători au realizat timp de 1 an un experiment care a presupus studierea refuzului. Fiecare dintre ei a trecut într-un tabel fiecare refuz profesional oferit, motivul și sentimentele generate de situația respectivă. Datele arată că cercetătorii s-au confruntat cel mai des cu sentimente de vinovăție, frica de a pierde ceva important, teama de consecințele refuzului sau îngrijorarea că-i vor dezamăgi pe ceilalți. Pe de altă parte, au recunoscut că ținând evidența sarcinilor de la birou au reușit să spună mai des „nu” pentru că au avut o imagine de ansamblu mai bună legată de volumul de muncă pe care îl au de îndeplinit. De aceea, regula de bază a fost să evalueze dacă cerința poate fi acomodată pe lângă sarcinile pe care le aveau deja de rezolvat.
CNN notează că femeile se confruntă cel mai des la birou cu imposibilitatea sau inconveniența de a spune „nu”. În multe cazuri, managerii sau liderii ajung să dea angajaților responsabilități care nu fac mereu parte din atribuțiile lor, iar o cercetare citată de aceeași publicație spune că aproximativ 50% dintre superiorii ierarhici preferă să transfere aceste responsabilități femilor, nu bărbaților. De altfel, specialiștii au constatat și că în mediul profesional femeile sunt cele care se oferă mai ușor voluntare să preia anumite sarcini, comparativ cu bărbații. Această aglomerare de sarcini acționează uneori ca o piedică în performanța femeilor, iar pe termen lung le afectează cariera. Articolul mai notează că în cazul gestionării volumului de muncă, responsabilitatea nu cade doar în slujba angajaților – managerii ar trebui la rândullor să fie atenți să nu aglomereze oamenii. Dacă munca este distribuită cât de cât uniform și este gestionabilă și angajații se vor confrunta mai rar cu situația de a refuza anumite sarcini.
Cum să spui „nu”, dar rămâi bun profesionist
Cum învață angajații să spună „nu” în mediul profesional este o abilitate cheie care îi va proteja de situații în care ceilalți profită de ei sau de probleme generate de stresul excesiv și de un volum exagerat de lucru, iar pe termen lung asta îi va ajuta să-și mențină entuziasmul pentru job și implicarea. Dacă vrei să înveți să spui mai des “NU”, poți ține cont de o serie de pași:
- Evaluează. Cel mai ușor mod prin care îți dai seama dacă poți sau nu să accepți o sarcină în plus este să ai o viziune de ansamblu a responsabilităților tale și a volumului de muncă pe care îl ai deja de rezolvat. Evaluează dacă cerința se încadrează în responsabilitățile tale sau dacă o mai poți „înghesui” printre cele deja existente fără să genereze o presiune prea mare. De asemenea, înainte de a lua o decizie, asigură-te că cerința celuilalt este formulată clar, astfel încât să înțelegi exact care sunt așteptările de la tine;
- Fii direct. Nimănui nu-i plac răspunsurile evazive, în special când e vorba de job. Exprimă clar refuzul, astfel încât celălalt să știe la ce să se aștepte – dacă spui „poate” sau „o să mă gândesc mai târziu” nu doar că ridici speranțe false, dar nu faci decât să eviți un refuz pe care oricum va trebui să-l dai până la urmă;
- Oferă o explicație. Pe lângă refuz, oferă și o scurtă explicație pentru decizia ta. Astfel, celuilalt îi va fi mai ușor să îți înțeleagă decizia și poți evita neclaritățile. În plus, pe lângă refuz, arăți și respect față de celălalt;
- Oferă alternative. Sugerează o soluție alternativă, chiar dacă refuzi. În acest fel, demonstrezi că te concentrezi pe a-l ajuta pe celălalt și că vrei binele echipei și organizației, chiar dacă nu poți da o mână de ajutor acum. În plus, vei arăta că deși impui limite, ești politicos și deschis să îți respecți colegii;
- Rămâi hotărât. Nu îți schimba poziția, chiar dacă celălalt încearcă să te convingă să o faci. Dacă la un moment dat cedezi, vei da un semnal celorlalți colegi că vei accepta dacă insistă suficient de mult;
- Fă un compromis. Dacă a spune „nu” chiar e imposibil, încearcă să ajungi la un compromis care să fie cât mai confortabil pentru tine. Acceptă doar o parte din muncă, prelungește deadline-ul sau cere ajutorul altor colegi. În acest fel, te degrevezi de presiune, dar rezolvi și situația.
- Exersează. Refuzurile generează de obicei sentimente neplăcute, dar cu cât te obișnuiești mai bine cu starea de disconfort, cu atât îți va fi mai ușor să refuzi pe viitor. Poți începe prin a refuza lucruri mici, fără miză neapărat, apoi pe măsură ce te simți mai stăpân pe situație poți gestiona și situațiile complexe;
- Prioritizează-ți propria muncă. Deși ai putea fi tentat să-ți ajuți un coleg sau superiorul ierarhic, încearcă să-ți amintești că sarcinile care trebuie rezolvate cu prioritate sunt ale tale. Ești plătit și evaluat pentru ceea ce ai de făcut, iar dacă munca suplimentară înseamnă o scădere a performanței, atunci poți spune că acorzi ajutor altora numai după ce ți-ai terminat tu lucrurile pe care le ai de făcut.
- Ascultă. Nu refuza pentru ca apoi doar să întorci spatele. Ascultă întrebările, îngrijorările și feebdack-ul celuilalt. Rămâi politicos și calm și dă-i interlocutorului ocazia să reacționeze la refuz și să își exprime propriile sentimente.
Surse de informații:
- https://www.ncbi.nlm.nih.gov/
- https://www.ft.com/
- https://edition.cnn.com/
- https://hbr.org/
- https://pragmaticthinking.com/
- https://uk.indeed.com/