Agilitatea, caracteristica cheie a organizațiilor de succes

Agilitatea organizațională

În mediul de business, concurența e acerbă, iar cei care nu reușesc să se reinventeze constant și să se adapteze imediat rămân rapid în urmă. În mod obișnuit, organizațiile „tradiționale” sunt structuri statice, dominate de ierarhizare și cu un grad mic de flexibilitate. De obicei, aceste organizații operează cu procese liniare, rigide, iar schimbările rapide sunt greu de implementat.

În contrast organizațiile interesate să integreze versatilitatea în modelul lor de business se numesc organizații agile și sunt caracterizate prin capacitatea de a se adapta la cerințele pieței într-o manieră promptă. Astfel, companiile agile sunt mereu orientate către viitor și implementează schimbări care să aibă un impact pozitiv asupra productivității, proceselor interne și atingerii obiectivelor. Există, în cazul acestor organizații, și o schimbare a mentalității, de la dorința de a se lupta cu concurența și a ieși învingători la cea de a-și concentra activitatea în jurul nevoilor clienților și a rezolvării acestora.

Un studiu din mai 2021 al McKinsey arată că organizațiile agile au șanse de trei ori mai mari să genereze performanță de top comparativ cu celelalte. În plus, 65% dintre companiile care au terminat cu succes un proces de a deveni agile au raportat o performanță financiară mai bună, comparativ cu doar 15% în cazul organizațiilor „tradiționale”. Cu alte cuvinte, agilitatea permite companiei să rămână relevantă pe o piață în continuă schimbare și să aibă câștiguri mai mari și clienți mai mulțumiți.

Mentalitatea organizațională agilă se ghidează după o serie de principii cheie:

• Responsabilitatea fiecărui individ din echipă cu privire la munca prestată.
• Comunicare flexibilă și deschisă între membri.
• Apreciere și echitate.
• Rezultate și acțiuni orientate către nevoile consumatorilor.
• Flexibilitate.

Din aceste principii derivă și cinci caracteristici cheie ale organizațiilor agile:

• Strategie – Misiunea organizației este reflectată la toate nivelurile.
• Structură – Organizația și cultura organizațională sunt construite de așa natură încât să pună accent pe colaborare.
• Dinamică – Echipele sunt dinamice, iar modelul pe care funcționează pune mare accent pe pasiunea oamenilor
• Inovație și tehnologizare – Compania utilizează și integrează constant în procesele de lucru cele mai noi tehnologii

Cum construiești o organizație agilă

În organizațiile agile, strategia e un element continuu și fluid gata să se adapteze oricând schimbărilor de pe piață. Chiar dacă fiecare companie abordează agilitatea într-o anumită manieră, în funcție de caracteristicile de business, există o serie de direcții care pot ajuta orice companie să înceapă procesul de a deveni o organizație agilă.

• Crearea unui plan – Orice schimbare durabilă se bazează pe o planificare atentă și stabilirea unor etape concrete. De exemplu, prima etapă ar putea fi implementarea unor schimbări în zona de top management, apoi extinderea lor dacă ele sunt eficiente.
• Descentralizarea – O cultură organizațională incluzivă în care toți angajații își înțeleg rolurile și se simt acceptați facilitează agilitatea. Colegii vor interacționa între ei indiferent de nivel, astfel încât informațiile și lucrurile de care au nevoie ca să-și atingă obiectivele vor fi la îndemână. În acest fel, organizația se va îndrepta rapid spre o performanță mai bună și spre echipe în care angajații rămân mai ușor fideli misiunii companiei.
• Planificarea eficientă a resurselor – Odată cu pandemia, organizațiile au intrat într-un proces intens de schimbare, forțate să se adapteze foarte rapid noului context. Acest lucru s-a tradus, în multe organizații, și prin faptul că nu toate resursele sunt folosite eficient. O organizație agilă este cea care știe care sunt sursele valoroase de informații și de perfecționare a angajaților și le folosește la maximum. Astfel, oferă echipelor uneltele necesare unei mai bune performanțe și oportunități de dezvoltare profesională.
• Socializare – Chiar dacă poate părea contra-intuitiv, socializarea este un element care poate ajuta o companie să devină mai agilă. În companiile „tradiționale” mulți angajați nu simt că părerea lor contează sau că fac parte dintr-o echipă, generând o anumită detașare. Cum orice companie se bazează pe oameni, este esențial ca organizațiile să promoveze și să întrețină relații interumane puternice care vor duce la o calitate a muncii mai bună.
• Echipe dinamice – Flexibilitatea este caracteristica de bază a organizațiilor agile, iar ea ar trebui implementată inclusiv în procesul de recrutare. Cu cât se va pune mai mult preț pe angajații cu inițiativă, creativi, gata să se adapteze și să fie curioși să găsească noi moduri de a rezolva probleme, cu atât șansele ca organizația să fie mai agilă vor crește.
• Claritate – Pentru ca tranziția către o organizație agilă să fie un succes e nevoie de comunicarea clară a potențialelor beneficii. Doar după ce acestea vor fi înțelese de toată lumea se poate începe un efort coordonat spre atingerea obiectivelor propuse. Asta presupune ca managerii să știe exact care sunt acestea și să le poată explica și transmite mai departe cu claritate.
• Rapiditate – Pentru organizațiile mari, cel mai probabil va fi nevoie de un proces în mai mulți pași ca să devină agile. Primul pas, spune McKinsey, nu ar trebui să dureze mai mult de 18 luni, iar organizațiile ar putea să stabilească chiar și „departamente pionier” care să fie primele în care se implementează schimbările.

Avantajele transformării într-o organizație agilă

Procesul de transformare a unei organizații „tradiționale” în una agilă necesită acordarea de resurse importante și va genera schimbări profunde asupra modului în care funcționează o companie. Totuși, avantajele care derivă din parcurgerea cu succes a acestui proces fac totul să merite.

• Clienți mai fericiți – Atunci când organizația se concentrează pe a oferi cele mai bune produse și servicii și pune nevoile clienților pe primul loc este clar că aceștia vor fi și mai mulțumiți.
• Îmbunătățiri operaționale și de performanță – O organizație agilă căreia îi e ușor să-și optimizeze și să-și adapteze procesele este mai performantă și își folosește mai eficient resursele.
• Schimbări și decizii adoptate rapid – Odată cu modificarea proceselor interne, organizația poate implementa rapid schimbări, iar deciziile pot avea efecte imediate, conducând la o agilitate crescută.
• Angajați mai implicați – Odată ce simt că sunt parte a unei misiuni mai mari, că părerea și munca lor contează, angajații vor deveni mai implicați în procesele de zi cu zi, ceea ce va înseamna nu doar echipe mai coezive, ci și o performanță crescută.

Organizațiile care încep și rămân fidele pe termen lung unui proces de a deveni agile vor fi cele care nu doar că rămân competitive pe piață, ci au posibilitatea de a scala avantajele aduse de agilitate pentru a se dezvolta rapid. Un proces continuu de adaptare și optimizare de procese, agilitatea aduce un grad de reziliență necesar oricărei companii care are de înfruntat provocările inevitabile ale mediului de afaceri.

Surse de informație:

https://www.mckinsey.com/
https://enterprisersproject.com/
https://www.europeanbusinessreview.com/
https://www.shrm.org/
https://www.workpath.com/

Text: Andreea Bădoiu, Editor