Comunicarea eficientă crește performanța procesului decizional
Comunicarea la birou este esențială pentru că permite tuturor nu doar să transmită mesaje către ceilalți, ci și să lucreze colaborativ eficient. O cultură organizațională bazată pe comunicare va crea, de asemenea, nu doar un mediu de lucru echilibrat, ci va încuraja toți angajații să se exprime liber, iar pe termen lung acest lucru va aduce beneficii majore în ceea ce privește eficiența și starea de bine a echipelor. O cercetare apărută în Open Journal of Business and Management notează chiar că rolul comunicării este să acționeze ca un liant în interiorul organizației, nu doar pentru crearea de legăuri între angajați, ci și pentru a crește performanța procesului decizional. Asta mai ales pe piața muncii din prezent, unde competitivitatea este din ce în ce mai mare, iar companiile nu se mai concentrează doar pe găsirea celor mai buni candidați, ci și pe selectarea candidaților care au capacități de comunicare solide și cu care pot crea relații profesionale de calitate.
Cei de la Gitnux au analizat studiile legate de comunicarea din mediul profesional, iar cifrele arată clar cât de important este acest aspect. Astfel, în companiile mari, angajații primesc în medie 200 de e-mailuri pe zi, asta deși 69% dintre manageri au declarat că nu se simt confortabil să comunice direct, verbal, cu propriii angajați. Doar 35% dintre angajați sunt de părere că organizația în care lucrează comunică eficient, iar problemele de comunicare cu șefii sunt motiv de demisie pentru jumătate din angajați. 21% dintre angajați s-au plâns și că li se pare că 50% dintre e-mailurile pe care le primesc zilnic nu sunt importante.
Comunicarea la birou e o problemă relevantă și a fost analizată într-o cercetare și de cei de la Grammarly. Datele arată că, pentru 2023, a crescut cu 18% timpul pe care angajații îl petrec cu comunicarea scrisă comparativ cu 2022, iar liderii de plâng de o scădere de 12% a eficienței comunicării scrise și o scădere cu 15% a productivității angajaților din cauza comunicării ineficiente de la birou în general. Raportul mai arată că angajații au declarat o creștere a stresului cu 7% din cauza comunicării proaste pe care o au la job.
La nivel de top management, 20% dintre lideri estimează că proasta comunicare a afectat reputația companiei, iar comunicarea slabă crește costurile organizațiilor cu 38%. În plus 19% dintre lideri au declarat că au pierdut oportunități de business din cauza comunicării proaste. De asemenea, raportul Grammarly mai arată că firmele americane cheltuiesc 12.506 de dolari pe an pentru fiecare angajat, din cauza comunicării slabe. De altfel, 26% dintre lideri au declarat că au folosit mai puține resurse financiare atunci când comunicarea a fost eficientă, iar jumătate dintre ei au reușit și să îmbunătățească și reputația organizației când îmbunătățit comunicarea în companie.
Specialiștii MIT Sloan subliniază și ei importanța comunicării în mediul de business, mai ales că cea mai eficientă unealtă a liderilor care vor să creeze relații cu ceilalți și să-și transmită ideile este comunicarea. Atunci când sunt bine „echipați” să gestioneze eficient conversațiile și interacțiunile, atât managerii cât și liderii reușesc să rezolve mai eficient problemele care apar, iar înțelegerea în profunzime a modului în care utilizează mesajele pe care le primesc și le transmit îi ajută să gestioneze mai bine potențiale conflicte sau situații tensionate.
BetterUp abordează subiectul comunicării la birou și spune că o comunicare eficientă poate să crească moralul echipelor, implicarea, productivitatea și satisfacția în legătură cu job-ul. În plus, managerii care comunică eficient reușesc să-și motiveze mai bine angajații și au echipe în care există mai puține neînțelegeri. Așadar comunicarea eficientă în mediul de business aduce beneficii tuturor părților implicate, indiferent de nivelul ierarhic sau de mărimea organizației.
Cum îmbunătățești comunicarea la birou
Nu există comunicare perfectă, iar îmbunătățirea acestui aspect în interiorul organizației și echipelor este un efort pe termen lung și are nevoie de politici dedicate în interiorul companiei. Iată, însă, o serie de lucruri pe care le poți face ca primi pași ca să îmbunătățești comunicarea la birou:
- Adaptează comunicarea. Gândește-te ce vrei să spui, cui și care este cel mai eficient mod în care poți face acest lucru. Dacă șeful tău este într-un biroul cu trei etaje mai sus, iar ceea ce vrei să-i spui nu e important, ci mai degrabă un detaliu secundar, ai putea să-i trimiți un e-mail sau să-i dai un telefon, fără să te mai deplasezi fizic până la biroul lui. În plus, analizează și ce anume comunici și asigură-te că alegi o metodă potrivită – dacă ai de dat o veste importantă sau e necesară o dezbatere pentru luarea unei decizii, atunci poate că un mesaj scris e mai puțin eficient decât ar fi o întâlnire sau un telefon.
- Claritate. După ce ai scris e-mailul, mesajul sau te-ai gândit ce vrei să spui, analizează dacă informațiile sunt suficient de clare. Pune-te în poziția celui care va citit sau va asculta ce ai de zis și încearcă să-ți dai seama unde mai e nevoie de explicații sau ce posibile nelămuriri ar putea apărea.
- Colaborare. Lucrează la abilitățile de lucru colaborativ – încearcă să nu-ți impui punctul de vedere, ci să-l înțelegi pe al celorlalți. Antrenează-ți abilitățile de ascultare, toleranța la păreri diferite de ale tale și învață să îți prezinți punctele de vedere într-un fel în care ceilalți să-l înțeleagă.
- Limbaj nonverbal și ton. Comunicarea poate fi îmbunătățită nu doar prin conținut, ci și prin gestică și ton. Analizează modul în care comunici nonverbal și adaptează-te la context, pe cât posibil – adoptă poziții deschise ale corpului, ai o atitudine abordabilă și un ton binevoitor. De obicei toate acestea te vor ajuta să-ți transmiți mai eficient mesajul decât dacă ai face asta într-un mod agresiv.
- Ascultare activă. Pe lângă modul în care exprimi propriul mesaj, încearcă să asculți tot timpul și ce are de spus receptorul. În acest fel vei reuși să transmiți și să faci schimb de informații mai eficient, iar pe termen lung acest lucru va îmbunătăți atmosfera și comunicarea în întregul birou.
- Feedback. Oferă și primește feedback în mod constructiv, nu critic. Dacă ești în poziția de a da feedback, încearcă să „împachetezi” mesajul în așa fel încât celălalt să înțeleagă clar care este situația și de ce e nevoie ca ea să fie mai bună. Dacă ești în situația de a primi feedback, încearcă să rămâi deschis la opiniile celuilalt pentru că doar așa comunicarea poate fi îmbunătățită. Nimeni nu se simte confortabil să dezvolte o discuție cu un coleg sau manager dacă acesta este mereu supărat, respinge orice argument sau mesaj și este decis să creadă că el are dreptate.
- Prioritizează „dezbaterea”. Îmbunătățirea comunicării la birou se face prin exercițiu constant, însă acest lucru nu se poate întâmpla dacă managerii nu fac decât să dea „directive”. Desigur că unele lucruri trebuie comunicate mai rigid, însă lasă mereu loc de dezbatere, de răspuns din partea celorlalți, iar când acest lucru se întâmplă, fii receptiv.
- Training. Creează strategii și programe de training care să aibă obiectiv îmbunătățirea comunicării în organizație. Odată ce oamenii vor înțelege de ce e important și ce trebuie să facă, le va fi mai ușor să aplice regulile și să lucreze activ la îmbunătățirea modului în care comunică.
- Întâlniri față în față. Comunicarea se întâmplă mai ușor nemediată. Atunci când este posibil și situația e potrivită, încearcă să organizezi întâlniri față în față. Nicio tehnologie sau ecran nu poate suplini contactul uman direct. În plus, așa vei încuraja și formarea relațiilor profesionale mai strânse, nu doar îmbunătățirea comunicării.
- Comunicare autentică și personală. Încearcă să comunici autentic și „personalizat” cu angajații tăi și încurajează-i să facă la fel. Fiecare om are propriile preferințe, pasiuni sau probleme, așa că o comunicare adaptată pe cât posibil la fiecare angajat este de preferat, mai ales când e vorba de întâlniri sau discuții directe. Pe termen lung, asta va îmbunătăți modul în care echipele și liderii comunică pentru că totul va fi transparent, clar și fără „limbaj de lemn”.
Surse de informații:
- https://sloanreview.mit.edu/
- https://go.grammarly.com/
- https://gitnux.org/
- https://www.betterup.com/
- https://www.scirp.org/
- https://www.hrdive.com/
- https://www.forbes.com/