Des perceput ca un proces laborios, feedback-ul eficient e adesea subestimat. Studiile arată că acest instrument este unul dintre principalele lucruri care alimentează motivația angajaților. Odată redefinit ca proces care sprijină dezvoltarea, nu critica, feedback-ul e o sursă importantă pentru managerii care vor să valorifice echipele pe care le conduc.
Tipuri de feedback
Center for Creative Leadeship a identificat patru tipuri de feedback:
- Feedback-ul directiv - spune cuiva ce să facă (ex: îți sugerez să transmiți echipei mesaje mai clare).
- Feedback-ul bazat pe efecte - subliniază consecințele, efectele unei acțiuni întreprinse (ex: dacă nu respecți angajații, ei vor înceta să te mai asculte ca lider).
- Feedback-ul ca etichetă. - descrie un angajat sau acțiunile lui din punct de vedere calitativ sau ca etichetă (ex: ești un lider excelent/trebuie să fii mai disciplinat).
- Feedback-ul despre impact - descrie modul în care acțiunile făcute de un angajat au influențat alți colegi sau compania. Acest gen de feedback e important în evaluările periodice: oferă angajatului perspective noi și subliniază motivele pentru care acele acțiuni sunt bune sau rele.
Feedback-ul ca „motor” al performanței
Indiferent de tipul de feedback folosit sau de obiectivul evaluării, atâta timp cât angajații primesc afirmații clare, vor ști exact ce trebuie să facă pentru a evolua. Un proces de feedback oferit corect ar trebui să-și atingă scopul, însă oricine a oferit vreodată un feedback știe că, uneori, pur și simplu acesta nu a funcționat. Motivele pot fi multiple, dar iată două cauze care pot să facă ineficient un feedback:
- Feedback-ul a fost prea indirect. De multe ori, managerii încearcă să-și menajeze angajații atunci când le dau feedback. Totuși, dacă problemele pe care managerii vor să le transmită nu sunt subliniate clar, e posibil ca angajatul să plece fără să știe care sunt așteptările managerului.
- Feedback-ul a fost prea dur. E nevoie de echilibru între o abordare binevoitoare și una categorică. Atunci când angajații se simt nerespectați și consideră feedback-ul prea dur pot să reacționeze defensiv, neutralizând ideea găsirii unei soluții la problema prezentată. În cazuri extreme, acești angajați pot chiar să se răzbune pentru că se vor considera nedreptățiți.
Oferirea de feedback în mod corect și la timp e un factor important în performanța angajaților. Un studiu Gallup arată că atunci când angajații consideră că primesc feedback care are o semnificație pentru ei (și îl primesc la timp, atunci când au nevoie să se simtă validați), există șanse de patru ori mai mari să devină mai implicați în procesele desfășurate la birou. Procesele de evaluare autoritare, de lungă durată și care se întâmplă rar (de exemplu, doar la final de an) nu au o valoare atât de mare și nu sunt la fel de eficiente pentru angajați, spune același studiu.
În prezent, lumea și lucrurile din jurul nostru se schimbă rapid, iar acest proces are nevoie și el să fie mai rapid, mai agil și mai versatil. În plus, crearea unui obicei din a da feedback constant va ajuta compania să construiască o cultură organizațională în care angajații să se simtă confortabil cu ideea de a fi evaluați, fără să se mai simtă scoși la tablă.
Cu alte cuvinte chiar dacă ritmul de lucru poate fi intens uneori, pentru angajați e important să știe constant cum se descurcă, fără să simtă că trec printr-un proces laborios al cărui scop principal e să-i critice, nu să-i ajute să se dezvolte profesional. Managerii care acordă o importanță sporită și oferă feedback rapid, echilibrat și care încurajează creșterea vor sesiza că, la final, în loc ca acest proces să fie consumator de timp (așa cum ar putea părea la prima vedere), de fapt el este cel care alimentează performanța și motivează oamenii din echipe să devină mai buni. De altfel, cei mai buni manageri nu se folosesc de feedback ca proces singular, ci profită de orice oportunitate pentru a promova dialogul și a oferi context angajaților, fie că e vorba despre celebrarea unor obiective atinse sau discutarea unor elemente care au nevoie de îmbunătățiri.
Cum să dai feedback eficient
E mult mai neproductiv să critici un angajat că nu a atins un obiectiv dorit, iar cu totul altceva e să faci tot ce poți din ipostaza de manager ca să-l sprijini pe parcurs să îl atingă. Așa cum am stabilit mai sus, feedback-ul e unul dintre instrumentele de sprijin esențiale. Iată o serie de sfaturi despre cum să dai feedback care să-și atingă scopul:
Fii aliat, nu critic – Nimeni nu vrea să discute cu cineva care critică, dar toată lumea își dorește să discute cu cineva pe care îl percep ca un aliat. Încearcă să arăți că îți pasă cu adevărat, că ești preocupat de dezvoltarea angajatului și ai încredere în el. Astfel, angajații tăi vor fi mai puțini defensivi și mai deschiși să accepte eventuale sugestii de îmbunătățire.
Explică de ce dai feedback – Dacă îi expui clar angajatului chiar de la început de ce ai dorit o întâlnire de feedback, șansele ca el să devină defensiv sunt mai mici. În plus, ideal ar fi ca problema să fie pusă într-o lumină care să-l ajute pe angajat să se simtă încrezător (exemplu: „vreau să vorbim despre planurile pe care le avem și pe care sunt încrezător că, prin intermediul abilităților pe care le ai, le poți susține”).
Identifică obiective pozitive – Atunci când evaluezi un angajat, nu sări direct către problemă, încearcă să înțelegi care a fost obiectivul anumitor comportamente. Ajută angajatul să clarifice obiectivele pe care le urmărește și stabiliți, apoi, împreună, care sunt cei mai buni pași pentru a ajunge la o armonizare între obiectivele companiei și ale lui.
Transformă problemele în oportunități – Odată identificate obiectivele pentru care un angajat a acționat într-un anume fel, poți să aduci în discuție problema pe care vrei să o abordezi. Apoi puteți stabili împreună cum rezolvarea acesteia poate sprijini atingerea obiectivelor alese.
Sprijină o abordare orientată către dezvoltare – Angajații care simt că procesul de feedback e centrat pe ei și pe dezvoltarea lor vor valorifica abilitățile prin muncă și dedicare.
Fii prompt – Încearcă să dai feedback despre o situație sau o problemă la scurt timp după ce aceasta s-a produs. Altfel, angajatul nu îl folosește drept oportunitate de învățare ca să evite problema pe viitor.
Evită să dai feedback după formula clasică – Cei mai mulți dintre noi am auzit despre celebrul „feedback sandwich”, acea modalitate de a da feedback începând cu un element pozitiv, apoi problema, apoi un alt element pozitiv. Formula este deja arhi-cunoscută, de multe ori plictisește, iar oamenii tind să rețină mai bine primul și ultimul lucru pe care îl aud, deci eficiența metodei ar putea fi afectată.
Fii atent la limbajul nonverbal – Încearcă să ai un limbaj nonverbal pozitiv. Aprobă din cap, zâmbește sau fă scurte remarci care să-l încurajeze pe celălalt – îi va oferi un sentiment de confort și siguranță.
Nu te teme să fii uman – De obicei, atunci când simt că vor fi criticați, oamenii intră în defensivă. O abordare umană va ajuta la stabilirea unei relații deschise. De exemplu, poți spune că de-a lungul timpului și tu ai fost evaluat de nenumărate ori și simți că ai avut foarte mult de învățat de la feedback-ul primit de la manageri, așa că acum încerci să transmiți asta mai departe. Și nu în ultimul rând, află dacă angajatul are nevoie de ajutor și încearcă să-i oferi tot suportul în acest sens.
Mulți dintre cei care sunt în poziția de a oferi feedback s-ar putea simți tentați să critice excesiv și folosească oportunitatea acestei interacțiuni pentru a se plasa deasupra celui evaluat, de a-și arăta puterea și cunoștințele. Totuși, așa cum am văzut până aici, managerii care vor face un pas în plus și vor dezvolta procese corecte de feedback, cu empatie și înțelegere, au numai de câștigat. Angajați mai fericiți, o cultură organizațională sănătoasă și un loc în care toți se simt sprijiniți și acceptați sunt printre „efectele secundare” ale unor sisteme de feedback corect dezvoltate.
Surse de informație:
https://collegeforadultlearning.edu.au/
https://greatergood.berkeley.edu/
https://www.quantumworkplace.com/
https://www.forbes.com/
https://hbr.org/
https://www.fastcompany.com/
Text: Andreea Bădoiu, Editor