Întâlniri 1 la 1 scad șansele ca angajații să demisioneze
Cei mai mulți dintre angajați sau chiar manageri își dau ochii peste cap când trebuie să participe la întâlniri la birou pentru că de cele mai multe ori experiența nu e doar plictisitoare, ci nu le aduce nimic util. De altfel, un studiu al Harvard Business Review (HBR) arată că 71% dintre senior manageri au declarat că întâlnirile sunt neproductive și ineficiente, iar 62% consideră că acestea nu reuseșc să apropie în mod real oamenii care participă. Problema ineficienței este importantă mai ales că există date care arată că în ultimii 50 de ani durata întâlnirilor pe care angajații le au la birou a crescut, iar ele au devenit din ce în ce mai frecvente – 23 de ore petrece un senior manager în întâlniri în fiecare săptămână, susțin cei de la HBR, o creștere mai mult decât dublă față de cele doar 10 ore pe săptămână în anii ’60.
Întâlnirile 1 la 1 sunt mai personale decât cele de grup și au loc de obicei între angajat și manager, iar temele sunt variate – de la probleme personale, la discuții despre dezvoltarea profesională sau obiective la birou. Acest gen de interacțiune este considerată a fi cea mai eficientă și poate fi o șansă să dea o voce mai puternică angajaților care în context de grup preferă să fie reținuți în ceea ce privește opiniile sau problemele cu care se confruntă. MIT Sloan susține, însă, că doar 1 din 4 angajați au întâlniri regulate, 1 la 1, cu managerii lor, iar cercetătorii spun că angajații care nu trec prin acest gen de întâlniri periodice cu superiorii lor au șanse mai mari să părăsească organizațiile în care lucrează.
Întâlnirile 1 la 1 sunt și o oportunitate pentru manageri să-și cunoască mai bine angajații și nevoile și aspirațiile lor profesionale, astfel încât să rezolve potențiale probleme înainte ca ele să devină adevărate crize sau să optimizeze modul de lucru pentru a întâlni mai bine așteptările celuilalt. În plus, întâlnirile directe, nefiltrate de prezența altora sau de o anumită exigență a unui proiect sunt cele care încurajează de obicei angajații să-și exprime nemulțumirile fără să se teamă de consencințe negative.
Tot acest timp de întâlniri sunt un semn pentru angajat că el contează, că problemele, starea de spirit și ceea ce crede el sunt importante pentru manager și organizație și că nu este „doar o rotiță într-un sistem”, ci o persoană apreciată la adevărata valoare.
Și Baylor University notează că întâlnirile 1 la 1 sunt nu doar o șansă de creare a unor relații de muncă eficiente, ci și de obținere a unui feedback, atât pentru manager cât și pentru angajat.
Un studiu apărut în 2022 în jurnalul Organizational Psychology Review arată că deși întâlnirile 1 la 1 nu au fost studiate extensiv de psihologii organizaționali de-a lungul timpului, specialiștii estimează că 47% dintre întâlnirile de la birou sunt, de fapt, diadice (implică doar două persoane). Cercetătorii mai spun că aceste întâlniri au de obicei scopuri bine definite (cel mai des legate de perfoamanța angajatului) și implică interacțiuni cu un grad mare de personalizare. Date din cercetări desfășurate intern de Cisco și Microsoft și citate de articolul științific relevă că angajații care au astfel de întâlniri cu managerii sunt mai implicați la birou, cu condiția ca aceste întâlniri să fie conduse corect. O cercetare Gallup susține chiar că angajații care au întâlniri 1 la 1 cu managerii lor sau activează într-o organizație în care accentul este pus pe interacțiunea directă cu ei sunt de trei ori mai conectați și implicați în munca pe care o fac. Acești angajați, susține Gallup, aduc și un profit cu 22% mai mare și au 65% mai puține șanse să demisioneze decât angajații care nu lucrează în astfel de medii.
Cum să conduci eficient o întâlnire 1 la 1
Înalt personalizate, întâlnirile 1 la 1 conduse eficient sunt o șansă de creare a unor legături autentice și valoroase între manageri și angajați. Dacă treci prin astfel de întâlniri și vrei să le optimizezi, iată ce poți face ca să crești șansa ca ele să fie un succes pentru ambele părți implicate:
Respectă ce ai agreat. Pe lângă timpul alocat întâlnirii pe care e recomandat să-l respecți de fiecare dată, încearcă să respecți și frecvența acesteia. Odată ce ai stabilit cu angajatul că întâlnirea 1 la 1 va avea loc la un anumit interval și ai adăugat-o în calendar, ai grijă să o prioritizez – anulează doar dacă există cu adevărat un motiv întemeiat.
Înțelege-l pe celălalt. Fie că e vorba de o întâlnire de evaluare sau chiar una legată de o posibilă demisie, încearcă să înțelegi perspectiva celuilalt și să te comporți așa cum ți-ar plăcea ție să fii tratat dacă ai fi în situația lui.
Dă exemple personale. Nu-ți fie teamă să te vulnerabilizezi și să dai exemple personale legate de contextul discuat. Fie că ai trecut la birou sau în viața privată printr-o situație similară, explic-o dacă crezi că îl ajută în cadrul întânirii, s-ar putea să nu oferi doar o soluție, ci să creezi condițiile pentru a stabili o relație apropiată și cu sens cu angajatul.
Fii flexibil. Chiar dacă există o temă agreată pentru întâlnire, fii flexibil, e posibil ca angajatul să vrea să discute și alte aspecte sau să propună un subiect conex care să aibă o relevanță mai mare.
Pune întrebări deschise. Întrebările deschise sunt cele mai la îndemână atunci când vrei să genereze conversație. De exemplu, lasă-l pe angajat să povestească la ce proiecte a mai lucrat și cum evoluează ele de la ultima întâlnire până acum, întreabă-l ce are nevoie sau dacă are feedback despre anumite aspecte.
Evită abordările „corporatiste”. Stai departe de abordările care presupun doar trecerea în revistă a unui status săptămânal. Obiectivul întâlnirii 1 la 1 este ca angajatul să se simtă în largul lui, nu să fie scos la tablă și verificat pentru activitatea prestată. Aceste întâlniri directe și apropiate cu managerul sunt mai degrabă ocazii de a împărtăși aspecte umane ale muncii (sentimente cu privire la muncă, reușite, nemulțumiri) decât de a bifa o serie de cerințe dintr-un tabel.
Nu ridica doar tu mingea la fileu. Nu ridica doar tu probleme sau subiecte de conversație, ci lasă-l pe angajat să-ți dea feedback. Nu doar tu poți avea o părere despre activitatea lui, acest lucru se întâmplă și viceversa. Fii deschis să-l asculți și să-l înțelegi, cei mai mulți angajați nu au intenții rele, așa că puteți căuta împreună soluții dacă rămâi binevoitor.
Ia notițe. Dacă e cazul, notează-ți informațiile esențiale pe care le discutați în agendă. Asta va fi o dovadă în plus pentru angajat că ele sunt importante pentru tine, iar odată ce le ai scrise te poți gândi la ele mai târziu, dacă e nevoie. Eventual, trimite acestă „minută” cu ideile principale ale întâlnirii după ce ea se încheie, astfel încât ambele părți să aibă o bază de discuție comună data viitoare.
Nu evita subiectele dificile. Dacă știi că există probleme în echipa sau în departamentul pe care îl conduci, adresează-le direct. Lasă-l pe angajat să spună cum i se pare colaborarea cu colegii, cum se descurcă el însuși la birou și nu ascunde aspectele negative. Problemele „băgate sub preș” nu dispar, ci ajung des să devină adevărate obstacole pentru organizație, dacă ele nu sunt rezolvate la timp.
Comunică clar. Evită aluziile, metaforele și limbajul care vrea să spună lucruri „mai de departe”.Comunică fără ambiguitate și asigură-te că ceea ce spui nu e interpretabil sau nu îl derutează pe celălalt. O comunicare transparentă, deschisă și la obiect este cea care va pune bazele unei relații profesionale solide între cele două părți pentru că fiecare va simți că celălalt e sincer și nu se ascunde în spatele unui limbaj opac.
Nu pune nevoile tale pe primul loc. Organizația este importantă, dar e important și ca oamenii care o compun să fie fericiți la birou. Nu încerca să impui perspectiva organizațională celuilalt și amintește-ți mereu că oamenii sunt cea mai importantă resursă a unei companii, iar tratați cu atenție și grijă vor fi mai productivi și mai dispuși să-ți urmeze misiunea.
Păstrează mereu comunicarea deschisă. Asigură-te că îi comunici angajatului că poate să te contacteze și să-ți spună lucruri și în afara întâlnirii 1 la 1. Fii abordabil, rămâi amabil și comunică constant, astfel încât ceilalți să știe că managerul este mereu acolo atunci când au nevoie, chiar dacă nu au setat formal o întâlnire.
Experimentează. Nu-ți fie teamă să experimentezi cu formatul întâlnirii, dacă crezi că o va face mai eficientă. Uneori, poți alege ca întâlnirea să fie făcută, de fapt, ca o plimbare, poți încerca să ieși la o cafea aproape de birou cu angajatul sau chiar să schimbi sala de întâlnire. Încearcă mai multe variante și întreabă-l și pe celălalt ce își dorește și ce ar fi cel mai confortabil pentru el.
Încheie optimist. Chiar dacă ceea ce ați discutat a fost, poate, dificil, încheie într-o notă optimistă. Găsește aspecte pozitive, următori pași care să ducă spre mai bine sau subliniază puncte forte ale angajatului, astfel încât după încheierea întâlnirii niciuna dintre părți să nu rămână cu un gust amar.
Surse:
- https://hr.web.baylor.edu/
- https://hbr.org/
- https://sloanreview.mit.edu/
- https://news.gallup.com/
- https://www.researchgate.net/
- https://www.scienceofpeople.com/
- https://www.indeed.com/
- https://www.forbes.com/