Întâlnirile săptămânale la birou și beneficiile lor
Întâlnirile săptămânale sunt oportunități pe care managerii și angajații le pot folosi pentru a împărtăși reușite de muncă sau a cere sfaturi. Totuși, un studiu citat de site-ul Hive.com arată că 67% dintre întâlniri sunt percepute ca fiind contraproductive. Același studiu mai spune că angajații din middle management petrec în întâlniri circa 35% din programul de muncă în întâlniri, în timp ce dacă vorbim de top management, aceștia trec de jumătate din timpul petrecut la birou pe care îl alocă întâlnirilor. Deși alocă mult timp întâlnirilor, un sondaj Harvard Business Review arată că 65% dintre manangeri le consideră o inconveniență, iar 71% le percep ca lipsite de productivitate. Entrepreneur spune chiar că timpul petrecut în întâlniri costă companiile 47 de miliarde de dolari anual în ore de lucru pierdute.
Complementar acestor statistici, un studiu publicat în jurnalul Small Group Research care a analizat 92 de întâlniri a concluzionat că întâlnirile în care interacțiunile dintre participanți erau predominant formate din interacțiuni funcționale (rezolvarea de probleme, planificarea de acțiuni etc.) au fost percepute de participanți ca mult mai satisfăcătoare. Cercetătorii mai arată că eficiența crescută a întâlnirilor este direct proporțională cu productivitatea echipei. În întâlnirile în care interacțiunile dintre membrii au fost predominant negative (criticarea celorlalți, plângeri etc.) rezultatele au fost slabe, iar aceste efecte negative au afectat mult mai pronunțat funcționalitatea echipei decât au făcut-o rezultatele satisfăcătoare. Cu alte cuvinte, coeziunea și buna funcționare a unei echipe este mult mai fragilă atunci când vine vorba de interacțiuni negative.
Întâlnirile săptămânale sunt, deci, benefice pentru că permit o aliniere mai eficientă în interiorul echipei și formează un spațiu de liberă exprimare în care participanții pot să colaboreze, să-i asculte pe ceilalți și să inoveze modul în care lucrează. Iată ce beneficii mai aduc întâlnirile regulate la birou:
Creșterea productivității. Pentru că întâlnirile regulate permit participanților să facă schimb de idei, din ele se creează frecvent și soluții. În plus, pentru că expertiza mai multor oameni este combinată în abordarea situațiilor, rezolvarea lor se întâmplă mai rapid.
Claritate. Când toată lumea discută aceeași problemă și știu toate detaliile despre ce cred ceilalți, soluțiile adoptate sunt mai clare. Odată ce au participat la întâlnire, fiecare dintre dintre angajați și manageri vor știi de unde au pornit și unde trebuie să ajungă, pe baza celor discutate.
Moral ridicat. Întâlnirile săptămânale sunt o șansă de împărtășire a reușitelor astfel încât echipa să se bucure împreună de succesul celolaltor colegi. Chiar și mici succese sau rezultate pozitive îi vor ajuta pe ceilalți să se simtă mai motivați și mai fericiți la job.
Cultura feedback-ului sănătos. Întâlnirile săptămânale conduse corect ajută la oferirea de feedback constructiv între membrii echipei. În loc ca evaluările muncii se să întâmple doar o dată pe an, întâlnirile săptămânale sunt o șansă ca echipa să-și creeze un obicei de a da și a primi constant feednack constructiv, astfel că toate erorile să se poată corecta din mers și lucrurile să funcționeze mai eficient.
Reducerea stresului. Pentru că angajații își vor forma un obicei de a avea întâlnirea periodică, vor avea un mai mare sentiment de apartenență la organizație, ceea ce va reduce și stresul. În plus, întâlnirile regulate le permit și să simtă că au o voce și părerea lor contează, ceea ce reduce din presiunea muncii pentru că vor simți că și ceilalți sunt „de aceeași parte a baricadei” de cele mai multe ori.
Îmbunătățirea comunicării. De multe ori, ne e mai ușor să dăm un mail decât să mergem să vorbim cu un anumit coleg, însă întâlnirile săptămânale sunt o șansă de interacțiune directă între membrii echipei, iar aceștia pot comunica mai eficient și mai direct – limbajul nonverbal, tonalitatea vocii și altele, toate ajută la transmiterea mesajelor cu o eficiență sporită. Comunicarea în scris poate fi, uneori, mai rapidă, dar este și cea în care se pot pierde ușor nuanțele, comparativ cu interacțiunile directe.
Cum să organizezi corect o întâlnire săptămânală
Problema principală a întâlnirilor periodice de la birou, motivul pentru care sunt și percepute ca o pierdere de vreme, este că sunt organizate incorect. Întâlnirile bine structurate aduc plus valoare zilei de muncă, iar cei care participă la ele nu simt niciodată că au pierdut timpul. Iată ce să faci ca să organizezi corect întâlnirea săptămânală:
Informează-te. Înainte de a organiza întâlnirile, interesează-te cum afectează acestea cursul zilei de lucru al participanților – dacă majoritatea echipei trebuie să facă un efort considerabil pentru a participa, înseamnă că ceva trebuie schimbat. De asemenea, întreabă-i pe fiecare ce nevoi ar îndeplini aceste întâlniri și cum să le organizezi ca să fie cât mai utile tuturor.
Obiectiv. Setează pentru fiecare întâlnire un obiectiv general pe care îl poți anunța de dinainte participanților. Desigur, lasă loc și pentru probleme individuale care să fie discutate, dar este important să existe o temă comună pe care întâlnirea o are și care să fie cunoscută de toată lumea.
Organizează-te. Gândește-te de dinainte ce vrei să spui, notează-ți ideile principale și gândește un flow al întâlnirii. Nu trebuie să te ții neapărat de o structură rigidă, dar e bine să ai câteva puncte principale pe care să știi că vrei să le atingi. În acest fel vei știi când să direcționezi discuția, dacă ea se abate de la subiectul pe care vrei să îl atingi și îți va fi și mai ușor să exprimi ce ai de spus pentru că vei avea o coerență mai bună a ideilor.
Participanții potriviți. Dacă știi că întâlnirea are o temă „de nișă” care atinge doar câțiva colegi și nu e de interes general pentru echipă, nu invita pe toată lumea. În acest fel întâlnirea va fi mai eficientă pentru că cei care participă sunt cei vizați de subiect, în timp ce restul angajaților își pot continua activitatea fără să se întrerupă.
Concentrează-te pe esențial. Selectează câteva lucruri esențiale care s-au întâmplat în săptămâna precendentă și vorbiți despre ele, nu chiar orice detaliu merită dezbătut în statusul săptămânal cu echipa. În acest fel, în loc să treci printr-o listă întreagă de lucruri, poți discuta doar ce e cel mai relevant.
Setează întrebări standard. Ca să dai o omogenitate întâlnirilor, poți apela la o structură standard de întrebări pe care să o folosești mereu (ex: ce obstacole ați întâmpinat săptămâna aceasta?; ce ați avut în lucru cel mai important?; ce aveți în lucru astăzi?). Odată ce angajații se vor obișnui cu ele, vor știi că o parte din întâlnire conține aceste întrebări și se vor putea pregăti de dinainte cu răspunsurile. În acest fel, eficiența întâlnirii va crește.
Ferește-te de monotonie. Încearcă să schimbi, uneori, formatul întâlnirii. Astfel, pot fi întâlniri conduse de un angajat, nu de tine. Bineînțeles, este nevoie să anunți înainte persoana ca să se poată pregăti, însă faptul că dai „microfonul” și altora va arăta tuturor că vocea lor contează.
Lasă loc de relaxare. Chiar dacă întâlnirea ar trebui păstrată profesională, lasă loc de relaxare. După ce ați vorbit toate lucurile importante, oferă 5-10 minute subiectelor mai relaxate – fie că e vorba de ce seriale au mai văzut colegii sau ce fac interesant în timpul liber, lasă loc de lucruri care nu au legătură neapărat cu munca. În acest fel și relațiile dintre angajați se vor îmbunătăți.
Durată scurtă. Încearcă să păstrezi durata întâlnirii cât mai scurtă în funcție de ce subiecte sunt de acoperit. O întâlnire interminabilă nu face plăcere nimănui și va perturba programul de lucru al tuturor.
Pași actionabili. La finalul întâlnirii, toată lumea ar trebui să aibă clar care sunt următorii pași acționabili pe care fiecare trebuie să-i facă. Înainte să închei, trece în revistă care sunt următoarele etape și care sunt ideile principale discutate, astfel încât să le reamintești tuturor ce urmează.
Surse de informații:
- https://www.niagarainstitute.com/
- https://www.researchgate.net/
- https://journals.sagepub.com/
- https://hbr.org/
- https://hive.com/
- https://officevibe.com/
- https://www.forbes.com/
- https://www.entrepreneur.com/